GDPR

Brf Västermalms Atrium Policy rörande Dataskyddsförordningen (GDPR) 

Bakgrund

Den 25:e maj 2018 infördes en ny dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation), som ersatte den tidigare personuppgiftslagen PUL. GDPR inkluderar bostadsrättsföreningar och dess medlemmar.

Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§). Vi vill därför informera om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.

En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i Brf Västermalms Atrium behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.

Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen och för att administrera underhåll av huset samt nå dig om något händer i din lägenhet som kan påverka andra i huset. Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter. Du har rätt att få information om vilka uppgifter bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Ditt medlemskap i Brf Västermalms Atrium ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen. Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen innehar samt uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna inkommer från den bank som du som medlem tagit upp ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp. Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e-postadresser och telefonnummer.

Register

Följande tre register finns upprättade och underhålls av styrelsen, resp. tredje part i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet enligt bostadsrättslagen (1991:614):

  1. I medlemslistan finns nedanstående uppgifter för att möjliggöra administration av medlemsinträden och utträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information, samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som du är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas senast sex månader efter utträde:
    • Adress
    • Objektsnummer
    • Namn (för- och efternamn)
    • Lägenhetsnummer
    • E-post och mobilnummer
    • Andel i %
    • Tillträde
    • Kommentarer (väsentlig information t ex om någon bor utomlands, andrahandsuthyrning eller extra förråd)
  1. Medlemsförteckningen hanteras primärt av vår fastighetsförvaltare. Styrelsen har löpande tillgång till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar. Uppgifterna sparas under tiden som du är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I dagsläget sparas följande information:
    • Objektsnummer
    • Medlem / Hyresgäst (för- och efternamn)
    • Adress, Postnummer och Ort
    • Andel i %
    • Upplåtelseform (ägare eller hyresgäst)
    • Inträde (datum)

Medlemsförteckning lagras hos fastighetsförvaltaren där endast fastighetsförvaltaren och styrelsen har tillgång till information.

3. Lägenhets- och pantförteckningen hanteras primärt av vår fastighetsförvaltare. Styrelsen har löpande tillgång till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar. Uppgifterna sparas under tiden som du är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs. uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I dagsläget sparas följande information:

  • Lägenhetsnummer
  • Förening
  • Objektets adress
  • Lägenhetstyp inkl. antal rum
  • Boarea, m2
  • Andelstal %
  • Andel av årsavgift %
  • Förvärv inkl. datum, för- och efternamn, andel och köpeskilling
  • Pantförskrivningar inkl. ordning, panthavare, datum och skuldebrevsnummer

Lägenhets- och pantförteckning lagras hos fastighetsförvaltaren där endast fastighetsförvaltaren och styrelsen har tillgång till information.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt. Vi kommer aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Kameraövervakning

Brf Västermalms Atrium har kameraövervakning i vissa allmänna utrymmen såsom entréer, garage och soprum. Utgångspunkten för kameraövervakningen är att inte övervaka mer än nödvändigt.

Entréer – syftet med bevakning är förekomsten av obehöriga som har befunnits sig i fastigheten, stölder, skadegörelse och förekomst av narkotikatillbehör i trapphus.

Garage – syftet med bevakningen av garaget är förekomsten av obehöriga som befunnits sig i garaget, skadegörelse och stölder.

Soprum – syfte med bevakningen är omfattande felsortering som leder till stora kostnader för föreningen.

Övervakningen i utrymmen sker dygnet runt och samtliga veckodagar. Det inspelade materialet sparas i 7 dagar och det är endast några i styrelsen och föreningens fastighetsförvaltare som har tillgång till materialet.

Ansvar

Brf Västermalms Atrium är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Kontaktuppgift till styrelsen: styrelsen@brfvastermalmsatrium.se​

Vår förvaltare sköter den ekonomiska och tekniska förvaltningen och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten.

På föreningens webbplats www.brfvastermalmsatrium.se kan det förekomma att namn publiceras på styrelsemedlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna. På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.

Uppdatering

Denna policy uppdateras vid behov.